Presupuestador

Un presupuesto que dependía de una sola cabeza, convertido en un criterio que se puede escribir, discutir y mejorar.

Presupuestador es un sistema de apoyo a la decisión para un taller de fabricación metálica en Montevideo. El objetivo no fue construir una app de presupuestos genérica, sino hacer explícito el criterio de precios que hasta ahora vivía en la cabeza de una sola persona — y ponerlo a disposición del resto del equipo sin perder el juicio experto que lo sostiene.

1. Diagnóstico operativo
2. Criterios documentados
3. MVP en Google Sheets
4. Calibración contra el presupuestador
5. App Alpha
6. Adopción en todo el equipo

Dónde está hoy el proyecto: App Alpha está construida y responde presupuestos reales; el paso siguiente —que todo el equipo presupueste de forma independiente— es el objetivo, todavía no un resultado medido (más en Resultados y Limitaciones, más abajo).

Un taller que presupuesta bien — pero despacio, y desde la cabeza de una sola persona.

Guzmán Villalba es un taller de fabricación metálica en Montevideo. Cada trabajo — desde una baranda a medida hasta una tanda completa de piezas — arranca con un presupuesto. Durante años, ese presupuesto salió del criterio de un solo presupuestador: material, mano de obra, tiempo de máquina y margen, calculados desde la memoria y la experiencia, no desde un sistema escrito.

Eso funcionó mientras el volumen fue manejable. Pero los pedidos empezaron a hacer cola detrás de una sola persona. Alguien nuevo en el equipo no podía presupuestar sin acompañar el proceso durante meses. Y como el criterio vivía solo en su cabeza, no se podía cuestionar, versionar ni mejorar — solo repetir.

Un presupuesto lento puede perder el trabajo antes de cortar el primer caño.

Un cliente que llama pidiendo un número aproximado necesita una respuesta rápida y defendible. Si la única vía es un presupuesto formal completo — y ese presupuesto depende de que una persona puntual tenga tiempo libre esa semana — la respuesta llega tarde, o no llega.

• El criterio de precios no estaba escrito en ningún lado: vivía en la experiencia de una persona.
• No había una forma rápida de dar un rango orientativo sin armar el presupuesto completo.
• Sumar gente al equipo de presupuestos significaba, en la práctica, que esa persona los acompañara caso por caso.

[DATO PENDIENTE DE VALIDACIÓN — si existe un tiempo de respuesta promedio real (p. ej. días de espera típicos para un presupuesto formal), reemplazar este párrafo con ese dato concreto. No se incluye acá un número porque no hay una fuente verificable en este repositorio.]

Mirar cómo se arma un presupuesto, no solo preguntar cómo se arma.

Un solo modelo de precios, varias superficies.

La hipótesis de partida: si el criterio del presupuestador se podía volver explícito, no hacía falta reemplazar su juicio — hacía falta darle una forma que otra persona pudiera usar, cuestionar y mejorar. En vez de construir una aplicación única desde el principio, el sistema separa la lógica de precios (versionada, inspeccionable, propiedad del taller) de las superficies que la consultan — así el presupuestador podía seguir trabajando desde el primer día, y la interfaz podía evolucionar sin tocar la lógica de fondo.

Las mismas variables que aparecieron en el descubrimiento — material y espesor, complejidad de corte, terminaciones y tiempo de máquina definen costo y mano de obra; la relación con el cliente y la urgencia ajustan desde ahí.

Estos tres números describen decisiones de diseño del sistema (cuántos modelos, cuántas superficies, cuántos tipos de salida) — no métricas de negocio del taller.

Publicar la lógica antes que la interfaz.

La primera versión del modelo de precios vivió enteramente en Google Sheets con Apps Script — a propósito, para que el presupuestador pudiera corregir y extender el criterio él mismo, sin depender de un ciclo de desarrollo, y para poder validar el sistema contra presupuestos reales antes de construir cualquier interfaz.

Cada presupuesto que pasaba por la planilla quedaba registrado. Esa base de presupuestos —no un número de negocio, sino el propio material de trabajo del sistema— es lo que después permitió comparar el modelo contra el criterio del presupuestador y ajustar la ponderación antes de pasar a una interfaz dedicada.

El presupuestador como referencia, no como usuario de prueba.

La validación no fue una tanda de usability testing con usuarios externos — fue comparar, presupuesto por presupuesto, lo que proponía el modelo contra lo que decía el propio presupuestador. Cuando coincidían, eso confirmaba una regla. Cuando no coincidían, esa diferencia era la señal para revisar el modelo, no para descartar el desacuerdo.

1. Correr un presupuesto real por el modelo
   Mismo caso, dos criterios: el del modelo y el del presupuestador, uno al lado del otro.
2. Marcar coincidencias y desvíos
   Los desvíos no se promediaban ni se ignoraban — cada uno se revisaba para entender qué variable faltaba o estaba mal ponderada.
3. Ajustar el modelo, no el criterio
   El objetivo era que el modelo aprendiera a explicar el criterio del presupuestador — no al revés.

[DATO PENDIENTE DE VALIDACIÓN — si existe una cifra real de cobertura o precisión del modelo frente al criterio del presupuestador (por ejemplo, en cuántos casos coincidieron dentro de un rango aceptable), incorporarla acá con su fuente. Mientras tanto, este proceso se describe de forma cualitativa porque no hay una cifra confirmada.]

De una planilla que solo una persona sabía manejar, a una herramienta que puede usar el equipo.

1. Mismo modelo, puerta de entrada nueva
   La app Alpha consulta el mismo modelo de precios validado en Sheets — no se reescribió la lógica, solo se le dio una interfaz nueva.
2. Entrada guiada en vez de una planilla en blanco
   Un formulario corto y estructurado reemplaza las celdas libres, para que cualquiera del equipo —no solo el presupuestador original— pueda armar un presupuesto consistente.
3. Rango rápido primero, presupuesto preciso después
   La app responde un “más o menos cuánto” orientado al cliente en segundos, y después acompaña armar el presupuesto detallado.

La IA asiste el presupuesto. Nunca fija el precio en silencio.

La inteligencia artificial se usa en tres puntos acotados e inspeccionables del flujo — cada uno asistivo, y cada uno revisable por la persona que está armando el presupuesto.

El sistema no reemplaza al presupuestador del taller: estructura y pone en operación su criterio. Los rangos sirven para responder rápido y hacer una primera evaluación de viabilidad — un caso fuera de lo común, con condiciones que el modelo todavía no cubre bien, sigue necesitando el juicio de una persona antes de confirmarse.

Dónde está el sistema hoy.

Presupuestador es un sistema en uso real, no un producto terminado. Esto es lo que se puede afirmar hoy con confianza, y lo que todavía necesita más evidencia antes de poder afirmarse como resultado.

Lo que el sistema todavía no hace.

• Los trabajos atípicos o a medida siguen resolviéndose con criterio manual — el modelo cubre bien el patrón común, no el caso excepcional.
• Todavía no existe un flujo pensado primero para uso desde el celular en el piso del taller.
• El rango sugerido por IA necesita más historial de presupuestos para mantenerse preciso a medida que cambian los costos de material.
• El sistema depende de que el presupuestador siga revisando y corrigiendo el modelo — no es un criterio que se mantenga solo.

Lo difícil nunca fue la pantalla.

El trabajo de diseño real fue volver explícito un criterio que una persona nunca había tenido que poner en palabras — hacerlo lo bastante claro como para escribirlo, discutirlo y corregirlo. La aplicación fue, en comparación, el paso más simple una vez que eso estaba resuelto.

También aprendí a desconfiar de la tentación de reemplazar el criterio experto por una fórmula prolija: un modelo que ignora las condiciones reales del taller —la relación con el cliente, la urgencia, la disponibilidad de máquina esa semana— hubiera sido más simple de construir, y peor. El sistema tenía que aprender del presupuestador, no corregirlo desde afuera.

Hacia dónde va esto.